Strassenfest erfolgreich organisieren

Ein Strassenfest zu organisieren ist keine ganz alltägliche Aufgabe. Umso wichtiger ist es, dass Veranstalter mit den richtigen Vorbereitungen in die Organisation starten. Schliesslich soll das grosse Fest ein voller Erfolg werden und unvergessliche Moment für Jung und Alt schaffen.

Mit den folgenden wichtigen Tipps und Inspirationen kann es gelingen, das Fest in der Nachbarschaft zu einem einmaligen Event zu machen. Hierzu sind lediglich ein wenig vorausschauendes Denken und das nötige Fingerspitzengefühl erforderlich.

Vorarbeit leisten leicht gemacht

Damit möglichst viele Menschen zum geplanten Fest kommen, müssen diese erst einmal auf das geplante Event aufmerksam gemacht werde. Hierzu bietet sich das Erstellen von Flyern an, welche im ganzen Ort verteilt werden. Zusätzlich können die Flyer in den örtlichen Geschäften und Supermärkten aufgehängt werden. Hier sollte allerdings vorab um die Erlaubnis der Betreiber gefragt werden.

Ebenfalls im Voraus sollten die Gäste über die angebotenen Speisen sowie Getränke in Kenntnis gesetzt werden. Auf diese Weise können Veranstalter sichergehen, dass jeder genau weiss, was ihn erwartet. Auch die Ausstattung des Festplatzes sollte so früh wie möglich organisiert werden.

Gerade im Sommer und frühen Herbst werden viele Feste veranstaltet; dementsprechend ausgebucht sind die Verleiher der wichtigsten Utensilien, wie Zelte, Bierbänke und Dekorationen. Daher ist es wichtig, dass die Objekte schon früh verbindlich reserviert werden.

Die Kosten für die verschiedenen Verleiher sollten genau verglichen werden. In vielen Fälle zahlt es sich auch aus, wenn die Preise verhandelt werden.

Checklisten dienen als Gedächtnisstütze

Gerade dann, wenn mehrere Menschen bei der Organisation sowie Planung mitarbeiten, ist es wichtig, jedes kleine Details schriftlich festzuhalten. Nur so kann sichergestellt werden, dass am Ende alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen und nichts vergessen wird.

Auch die anfallenden Aufgaben sollten klar verteilt und dokumentiert werden, um Missverständnissen vorzubeugen.

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Auf eine gute Checkliste gehören nicht nur die einzelnen Punkte, welche zu erledigen sind. Mehr Übersicht verschaffen Aufzeichnungen, die sowohl Über- als auch Unterpunkte enthalten. In Zeiten der Digitalisierung bietet es sich an, die Inhalte digital festzuhalten. So können die Checklisten auch von verschiedenen Menschen bearbeitet und geteilt werden, damit alle auf dem neusten Stand sind.

Punkte, welche auf die Checkliste gehören, sind zum Beispiel die Frage nach den Flyern, Plakaten, aber auch zu den Speisen, Getränken sowie Dekorationen. Welche Details genau geklärt werden müssen, hängt in erster Linie von der Veranstaltung selbst und von den Beteiligten ab.

Rechtliche Belange abklären

Ein Strassenfest im grossen Stil braucht unbedingt die Genehmigung der Gemeinde oder der Stadt. Es bietet sich an, das offizielle Okay bereits vor allen weiteren Schritten einzuholen. Ansonsten können sich Ausgaben als unnötig erweisen, weil die Veranstaltung zum Beispiel verschoben werden muss.

Auch die Versicherung spielt eine wichtige Rolle, um alle Beteiligten eines Festes ausreichend abzusichern. Mindestens eine Haftpflichtversicherung muss vorliegen. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten sich Veranstalter von einem Anwalt oder Versicherungsberater aufklären lassen.

Auch die Strassensperrung muss frühzeitig geplant werden. Die Kosten hat der Veranstalter zu tragen. Auch hier müssen Anträge gestellt und ein entsprechendes Unternehmen gebucht werden. Einige Bundesländer sowie Gemeinden fordern, dass die Anträge mindestens acht bis neun Wochen vor dem Fest eingehen. Kommen Veranstalter dieser Forderung nach, können Probleme mit der Polizei oder dem Ordnungsamt vermieden werden.

Auch die GEMA hat ein Wörtchen mitzusprechen, wenn es darum geht, Musik öffentlich abzuspielen. Bevor das Fest eröffnet werden kann, muss der Fall bei der GEMA angemeldet und die entsprechenden Gebühren bezahlt werden. Diese richten sich nach der Fläche der Veranstaltung.

Sprich: Handelt es sich um ein Strassenfest, das sich über eine grosse Grundfläche zieht, kann es teuer werden. Jeder zusätzliche Tag kostet ausserdem extra.

Unterhaltung für verschiedene Gruppen

Damit die Gäste möglichst lange auf dem Fest bleiben und vielleicht sogar an einem anderen Tag wiederkommen, müssen sie bei Laune gehalten werden. Neben leckeren Speisen und verschiedenen Getränken sorgt das passende Unterhaltungsprogramm für zufriedene Menschen mit lachenden Gesichtern. Hierbei ist speziell darauf zu achten, dass alle Altersgruppen bedient werden.

Eine Hüpfburg oder ein Puppentheater kommen bei eher kleinen Kindern sehr gut an. Sollte ein Clown oder ein Alleinunterhalter speziell für Kinder gebucht werden, verursacht das zwar zusätzliche Kosten, kann sich aber durchaus bezahlt machen. Ebenfalls eine gute Idee: das Mieten eines elektrischen Karussells mit Autos, Pferden und Co.

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Damit auch die erwachsenen Gäste nicht zu kurz kommen, kann an unterschiedlichen Orten des Festes Musik gespielt werden. Es bietet sich an, verschiedene Musikrichtungen zu spielen. Ob es sich hierbei um Musik von der Stange oder um echte Live-Musik handelt, hängt abermals vom Budget ab. In der Regel kommen Strassenfeste besonders gut an, wenn es zumindest eine kleine Bühne mit Live-Musik gibt.

Kleine Buden, an welchen Lose gekauft oder mit dem Ball auf Ziele geworfen werden kann, sind beliebt. Dürfen die Gäste ein kleines Andenken mitnehmen, freuen sie sich ebenfalls. Typische Attraktionen, wie man sie von der klassischen Messe gewohnt ist, kosten nicht viel. Sie haben dennoch eine regelrechte Sogwirkung auf Menschen in Feierlaune.

 

Titelbild: Monkey Business Images – shutterstock.com